Terangkan Mengapa Pemisahan Tugas Penting dalam Perakaunan

Pemisahan tugas di jabatan perakaunan berfungsi sebagai pertahanan utama terhadap penipuan dalaman. Meminta pekerja memeriksa kerja masing-masing dapat mengurangkan kesilapan, tetapi kesalahan sederhana tidak mengurangkan keuntungan ke tahap yang sama. Perniagaan kecil mengalami penipuan secara tidak proporsional, kehilangan rata-rata 5 peratus pendapatan, atau $ 160,000 akibat kecurian dalaman. Pemisahan tugas dalam kumpulan perakaunan meminimumkan peluang pekerja mencuri dari syarikat.

Segi Tiga Penipuan

Pakar pencegahan penipuan mengenali "segitiga penipuan" yang mewujudkan syarat untuk penggelapan. Segitiga itu terdiri daripada tekanan kewangan terhadap pekerja, rasionalisasi tindakan jenayah dan peluang untuk melakukan kejahatan tersebut. Pemisahan tugas dalam jabatan perakaunan memecah segitiga pada titik peluang. Mengetahui bahawa orang lain mengkaji dan memeriksa komponen kritikal dalam kerjanya mengubah persepsi pekerja mengenai peluang. Memandangkan potensi penipuan pekerja, pelaburan untuk mencegahnya memberikan pulangan yang baik.

Penipuan Akaun-Bayar

Akaun yang perlu dibayar, jika tidak dipantau dengan betul, menawarkan banyak peluang untuk penipuan. Seorang pekerja boleh membuat invois palsu, mengeluarkan dana ke akaun yang dikendalikannya. Atau dia boleh menulis cek kepada dirinya sendiri dan mencatatnya sebagai pembayaran kepada salah satu vendor syarikat. Memisahkan tugas mengikut fungsi, sehingga tidak ada orang yang dapat menyetujui invois, membuat vendor baru dalam sistem atau mengeluarkan cek, mengurangi kemungkinan ini. Lebih daripada satu orang harus memantau pembayaran balik kepada vendor, sumber aktiviti penipuan yang lain. Memerlukan semakan yang ketat terhadap persetujuan vendor dan penerimaan kontrak juga mengelakkan sogokan yang dibayar oleh vendor yang menerima layanan istimewa atau bayaran lebih.

Kaedah Lain untuk Penipuan

Fungsi lain dalam jabatan perakaunan menyediakan jalan yang serupa untuk aktiviti penipuan. Kemungkinan penipuan gaji termasuk akaun perbelanjaan yang meningkat, tuntutan palsu berjam-jam bekerja dan bahkan pekerja "hantu". Sebagai contoh terakhir, pencuri itu membuat pekerja yang tidak ada, menyerahkan laporan masa untuk mereka dan memasukkan gaji mereka ke dalam akaunnya sendiri. Pengasingan fungsi pengambilan dan pembayaran memutuskan pautan ini dalam segitiga. Akaun pelanggan juga mewujudkan kemungkinan penipuan. Pekerja yang tidak jujur ​​hanya boleh mengantongi pembayaran tunai dari pelanggan atau mengalihkan cek ke akaunnya sendiri. Untuk menyembunyikan pencurian itu, pencuri boleh mengalihkan pembayaran berikutnya dari pelanggan lain dalam skema yang disebut skimming.

Pengasingan Tugas dalam Perniagaan Kecil

Syarikat besar memisahkan tugas perakaunan ke jabatan, dengan memberikan kawalan yang diperlukan terhadap dana. Menciptakan pemisahan tugas yang sesuai memberikan cabaran kepada pemilik perniagaan kecil, tetapi tidak dapat diatasi. Pemilik perniagaan kecil mungkin meminta bank menyampaikan penyata bulanan ke rumahnya. Ini menjamin bahawa tidak ada pekerja yang berpeluang membuang bukti sebelum orang lain melihatnya. Sekiranya boleh, pemilik harus menandatangani semua pengeluaran. Memerlukan dua tandatangan pada cek dapat mengelakkan penulisan cek palsu. Dua pekerja, atau pemilik dan penjaga buku, harus mengkaji semua deposit bank, barang gaji, dan penyerahan perbelanjaan. Pembahagian tugas ini mungkin tidak menghentikan semua penipuan, tetapi ini mengurangkan peluang.