Hamparan Vs. Pangkalan Data

Data. Perniagaan anda tidak dapat berjalan tanpanya. Sebagai pemilik perniagaan kecil, anda perlu mengesan segala-galanya - dari peringkat inventori anda hingga maklumat peribadi pekerja. Ramai pengusaha mula mengesan maklumat dan data menggunakan hamparan mudah, seperti Microsoft Excel atau Google Sheets, yang sudah tersedia dan tidak memerlukan kos untuk digunakan.

Sebaliknya, pangkalan data sering disebut-sebut sebagai kaedah yang ideal untuk menguruskan aspek perniagaan anda, seperti perakaunan atau inventori, dan kadangkala dilengkapi dengan tanda harga yang dilampirkan, yang dapat membuat anda kembali ratusan atau bahkan ribuan dolar. Mengetahui perbezaan antara hamparan dan pangkalan data dapat membantu anda membuat pilihan yang tepat untuk perniagaan kecil anda.

Merakam dan Menganalisis Data

Spreadsheet membolehkan anda merakam nombor dan teks dalam lajur dan baris, yang kemudian terdiri daripada jadual. Anda boleh menentukan terlebih dahulu hubungan antara sel di dalam jadual, jadi membuat perubahan pada satu sel dapat mengubah sel yang lain secara automatik. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan spreadsheet untuk merakam rangkaian nombor, dengan satu nombor di setiap sel lajur. Kemudian anda boleh mengarahkan program untuk menambahkan semua nombor di lajur.

Keupayaan untuk membuat peraturan hubungan antara sel, baris dan lajur menjadikan spreadsheet sesuai untuk membuat laporan kewangan, misalnya. Jenis program ini mudah, namun kompleks. Keupayaan anda untuk memanipulasi data hanya dibatasi oleh pengetahuan anda tentang cara menggunakan dan membuat formula khusus yang menentukan bagaimana data berinteraksi. Hasilnya, orang menggunakan hamparan untuk semua perkara, dari penjejakan belanjawan sederhana hingga projek perakaunan yang kompleks.

Lulus ke Kabinet Fail Elektronik

Pangkalan data membolehkan anda dapat menyimpan maklumat dengan cara yang sama seperti hamparan, kecuali antara muka yang biasanya dirancang untuk kesederhanaan yang mesra pengguna. Data disimpan dalam bidang dan rekod, membuat kabinet fail elektronik. Walaupun spreadsheet paling sesuai untuk memanipulasi nombor dan teks, pangkalan data dapat dengan mudah memasukkan jenis data lain, seperti gambar dan lampiran dokumen.

Pangkalan data juga membolehkan anda memanipulasi sejumlah besar data dengan lebih mudah. Anda boleh memasukkan keseluruhan inventori ke dalam spreadsheet, tetapi pada titik tertentu, menavigasi baris dan lajur di halaman spreadsheet yang berbeza menjadi membebankan. Dan ketika itulah anda memerlukan pangkalan data.

Pangkalan data direka untuk memudahkan pengguna mengekstrak maklumat dari kumpulan besar data dalam format yang berguna, menggunakan pertanyaan carian. Seorang pekerja baru boleh duduk dan bermain dengan data, tanpa semestinya meluangkan banyak waktu untuk mempelajari bagaimana hubungan antara data berfungsi, kerana antara muka biasanya mencegah kerosakan data dan hubungan dengan hanya menjalankan carian.

Alat yang Tepat untuk Pekerjaan

Oleh itu, bilakah perniagaan kecil anda harus melonjak dari spreadsheet ke pangkalan data? Pangkalan data khusus, seperti perakaunan, pengurusan hubungan pelanggan, dan kawalan inventori, boleh menjadi pembelian yang mahal. Sekiranya anda berada di fasa permulaan atau jika wang anda kekurangan, melabur dalam pangkalan data ketika spreadsheet akan berfungsi juga, mungkin merupakan perbelanjaan yang tidak perlu. Mengetahui jenis projek yang sesuai untuk hamparan berbanding jenis projek yang sesuai untuk pangkalan data dapat membantu membimbing anda ke arah yang betul.

Hamparan pada umumnya paling sesuai untuk:

  • Analisis data

  • Pengiraan

  • Perbandingan statistik

  • Pengurusan carta

Pangkalan data berfungsi dengan baik untuk:

  • Pengurusan Data

  • Pertanyaan carian yang kompleks

  • Pelbagai pengguna

  • Memaparkan subset data

  • Laporan ringkasan data

  • Urutan data berulang

Mungkin tidak perlu dinyatakan bahawa templat spreadsheet wujud untuk membantu anda mengesan hampir semua aspek perniagaan anda, kerana program seperti Microsoft Excel telah menjadi alat perniagaan yang tidak terpisahkan selama beberapa dekad. Walau bagaimanapun, jika spreadsheet mula menjadi sangat besar dan kompleks sehingga sukar dikendalikan atau jika anda memerlukan banyak orang untuk bekerja dengan data secara berkala, maka meningkatkan semua data ke pangkalan data khusus kemungkinan merupakan keputusan yang baik. Berita baiknya ialah pangkalan data dan spreadsheet sering digunakan secara bersamaan, sehingga anda tidak perlu melupakan satu sama lain.