Cara Menjelaskan Variasi dalam Penyata Kewangan Bulanan

Syarikat menggunakan analisis varians untuk membandingkan perubahan prestasi kewangan dari satu bulan ke bulan berikutnya, atau mungkin dari satu suku ke bulan yang lain atau dari tahun ke tahun. Biasanya, hasil kewangan sebenar dibandingkan dengan anggaran, atau anggaran dibandingkan dengan ramalan. Proses perbandingan dan perbezaan yang dihasilkan ini membantu pihak pengurusan mengenal pasti masalah, menyiasat masalah dan membuat perubahan dengan cepat. Membandingkan prestasi satu bulan dengan yang lain memberikan beberapa pandangan sambil menyusun garis arah membandingkan data beberapa bulan berdampingan, yang dikenali sebagai "analisis mendatar", dapat mendedahkan perubahan mendadak dengan lebih mudah.

Menyusun Data

Semasa membandingkan data kewangan dari dua bulan yang berbeza, anda mempunyai bulan pertama dalam satu lajur, bulan kedua di lajur berikutnya, dan lajur ketiga menunjukkan perbezaan atau perbezaan antara dua lajur pertama. Syarikat biasanya melakukan analisis jenis ini pada penyata pendapatan. Sebagai contoh, membandingkan data anggaran dengan prestasi sebenar, anda mungkin menganggarkan penjualan bulan ini pada harga $ 10,000. Jualan sebenar anda mencecah $ 8,000, jadi anda mempunyai variasi anggaran hingga sebenar $ 2,000.

Variasi Belanjawan Positif

Variasi belanjawan adalah positif, atau menguntungkan, apabila hasil pendapatan sebenarnya lebih tinggi daripada jangkaan anggaran, atau perbelanjaan lebih rendah daripada anggaran. Anda menganalisis perbezaan ini dengan cara yang berkaitan secara langsung dengan item baris. Sebagai contoh, jika anda mendapati varians penjualan yang positif, anda membuat penyelidikan untuk mengetahui apakah ini disebabkan oleh harga jualan yang lebih tinggi daripada yang dijangkakan, jumlah penjualan yang lebih besar, atau gabungan produk yang lebih menguntungkan yang dibeli oleh pelanggan anda.

Untuk perbelanjaan sebenar yang berada di bawah anggaran, anda ingin meneliti dan memahami sama ada penyebabnya adalah peristiwa satu kali atau jarang, sama ada anggaran anda berdasarkan andaian yang buruk, atau sama ada syarikat anda menemui cara untuk mengurangkan kos secara berterusan , antara penjelasan lain yang mungkin.

Variasi Anggaran Negatif

Perbezaan negatif berlaku apabila penjualan jatuh di bawah anggaran, atau perbelanjaan melebihi anggaran. Kedua-dua variasi positif dan negatif boleh berlaku dari peristiwa dalaman yang terkawal atau peristiwa yang tidak terkawal, yang sering digerakkan secara luaran. Bergantung pada jenis syarikat, seperti perniagaan perkhidmatan berbanding perniagaan yang mengeluarkan produk, anda mungkin melakukan analisis varians hanya pada beberapa item baris yang paling relevan pada penyata pendapatan. Sebagai contoh, pengeluar mungkin memfokuskan pada variasi dalam harga pembelian inventori atau hasil bahannya, sementara syarikat berasaskan perkhidmatan mungkin lebih memperhatikan variasi kecekapan buruh.

Menjelaskan Hasilnya

Analisis varians berfungsi dengan baik sebagai alat untuk memberi amaran kepada pihak pengurusan mengenai kemungkinan masalah perniagaan yang dapat mempengaruhi penjualan atau kos. Gunakan bahasa objektif, tepat, langsung dan tidak emosional untuk menyajikan dan menjelaskan perbezaan, kerana terlalu banyak terlibat dalam penjelasan terperinci menjadikannya sukar untuk mengenal pasti masalah yang tepat dan penyelesaian yang sesuai.

Gunakan persembahan yang konsisten, seperti menyatakan perbezaan, kemudian alasan di sebalik itu, dan potensi atau kesan sebenar yang dihasilkan terhadap prestasi syarikat. Sama ada anda membandingkan satu bulan hasil sebenar dengan yang lain atau anggaran dengan prestasi sebenar membuat perbezaan. Sekiranya anda meneliti variasi anggaran ke sebenar, berhati-hatilah dengan perbezaan yang disebabkan oleh andaian anggaran yang tidak dibuat dengan baik, atau politik syarikat dalaman yang menyebabkan sasaran belanjawan dinyatakan dengan istilah yang lebih baik, tetapi kurang realistik.