Struktur Organisasi Pejabat Depan Hotel

Pejabat depan hotel mungkin merupakan kawasan terpenting dalam organisasi. Pekerja yang membentuk jabatannya adalah yang pertama dan kadang-kadang hanya wakil pertubuhan dengan siapa tetamu berinteraksi. Walaupun struktur organisasi pejabat depan hotel berbeza-beza bergantung pada sama ada kemudahan itu adalah perniagaan kecil atau resort besar, peranan tertentu terdapat dalam semua organisasi.

Pengurus Meja Depan

Pengawal depan pejabat atau pengawas meja depan di luar negara semua operasi pejabat depan untuk hotel. Sebagai pengurus kakitangan, individu ini menjadualkan pekerja untuk memastikan bahawa ada liputan yang betul dan sepanjang masa. Dia juga menerapkan segala kebijakan atau prosedur yang dilakukan oleh manajemen hotel.

Ketika VIP, seperti selebriti atau orang kenamaan, tinggal di tempat ini, dia sering bertanggungjawab memberikan perhatian peribadi yang mereka perlukan. Dalam kebanyakan keadaan, pengurus meja depan melaporkan kepada pengurus besar hotel.

Kerani Tempahan

Kakitangan penerimaan dan tempahan pejabat depan hotel saling berinteraksi dengan tetamu. Kerani tempahan berkomunikasi dengan perspektif para tetamu melalui telefon dan Internet, menjadualkan tempat tinggal mereka dan mendokumentasikan keperluan khas yang mereka ada. Sebagai contoh, jika tetamu meminta kamar di lantai bebas rokok, kerani tempahan akan membuat catatan khas mengenai hal ini, sehingga bilik yang sesuai akan siap ketika tetamu tiba.

Kerani Penyambut Tetamu dan Meja Depan

Semasa tetamu tiba, kerani meja depan memeriksa mereka, memasukkan nama mereka ke dalam daftar kemudahan, memberikannya ke bilik dan menjawab sebarang pertanyaan atau permintaan asas yang mungkin ada di sepanjang penginapan mereka. Sebagai contoh, tetamu boleh menghubungi kaunter penerimaan tetamu untuk melaporkan keran bilik mandi yang bocor. Petugas kemudian akan menghubungi bahagian penyelenggaraan supaya pembaikan yang sesuai dapat dilakukan.

Pada akhir penginapan para tetamu, seorang pegawai kaunter penerimaan tetamu memeriksa mereka. Sebagai tambahan, kerani tersebut melaporkan apa-apa kebimbangan yang harus diuruskan oleh tetamu.

Perkhidmatan Porter atau Bellhop

Petugas hotel atau porter menyambut tetamu sebaik sahaja mereka mendaftar masuk ke tempat ini. Individu ini membawa barang-barang para tetamu sambil menunjukkannya ke bilik mereka. Memastikan semua bilik di dalam keadaan teratur dan berfungsi dengan baik, porter memeriksa peralatan bilik, seperti pencahayaan dan pengudaraan. Dia juga dapat mengarahkan pengunjung dalam pengoperasian sistem hotel, seperti alat kawalan jauh televisyen dan telefon.

Pramutamu untuk Menyelaras Keperluan Tetamu

Pramutamu hotel adalah profesional pejabat depan yang menyelaraskan hiburan, perjalanan dan aktiviti lain para tetamu. Setiap kali tetamu mempunyai pertanyaan, seperti petunjuk arah ke tempat-tempat menarik tempatan, dia dapat menemukan jawabannya secepat mungkin. Di samping itu, dia membuat tempahan restoran, memesan perkhidmatan kereta dan bahkan boleh mengatur belanja peribadi untuk para tamu.