Kegiatan Perniagaan yang Dilakukan dalam Kitaran Perbelanjaan

Kitaran perbelanjaan syarikat melibatkan pesanan dan penerimaan barang dan perkhidmatan. Barang-barang ini boleh menjadi inventori yang syarikat merancang untuk menjual semula atau bekalan dalaman untuk memastikan perniagaan berjalan lancar. Setelah memesan dan menerima barang, syarikat mesti meluluskan invois vendor dan membayar pembayaran tunai.

Memesan

Langkah pertama dalam kitaran perbelanjaan adalah memesan bahan, bekalan dan perkhidmatan untuk syarikat. Individu atau jabatan yang berbeza di syarikat mengesan barang habis pakai mereka dan membuat permintaan pembelian ketika mereka kekurangan barang. Seorang pekerja jabatan pembelian akan menyetujui permintaan tersebut, memilih pembekal yang sesuai dan membuat pesanan pembelian. Sebilangan besar syarikat memerlukan ejen pembelian untuk membeli dari senarai vendor yang diluluskan dan memerlukan kebenaran penyelia untuk pembelian. Langkah tambahan memerlukan masa dan sumber daya, tetapi mereka memastikan bahawa syarikat itu memesan produk yang baik dan berkualiti dengan harga yang berpatutan dan membatasi perbelanjaan yang tidak perlu.

Menerima

Setelah membuat pesanan, syarikat perlu menerima dan menyimpan pembeliannya. Perniagaan sering mengekalkan jabatan penerima untuk menerima penghantaran pembekal. Seorang pekerja penerima akan mengisi laporan penerimaan untuk semua penghantaran yang memperincikan kuantiti dan kualiti barang yang diterima. Selalu ada kemungkinan kecurian barang fizikal, jadi syarikat mengesan dan menganggarkan kedatangan pakej untuk memastikan mereka akan mempunyai staf yang mencukupi untuk menangani penghantaran. Mereka akan menyimpan barang yang diterima di kawasan yang dilarang secara fizikal untuk memastikan tidak ada barang yang dicuri atau salah tempat.

Meluluskan Invois

Bahagian pembayaran akaun syarikat akan menyetujui invois vendor setelah syarikat menerima barang. Pekerja perakaunan sepadan dengan invois vendor, laporan penerimaan dan borang pesanan asal untuk memastikan mereka telah menerima semua barang yang mereka minta dalam keadaan bekerja. Oleh kerana mereka mempunyai kewajiban untuk melakukan pembayaran setelah mereka menerima barang, beberapa perniagaan bahkan tidak menunggu invois untuk melakukan pembayaran. Untuk mempermudah proses, perniagaan ini secara automatik menghasilkan invois untuk vendor mereka setelah mereka menerima semua inventori pada laporan penerimaan.

Mengeluarkan Wang Tunai

Untuk mengelakkan kemungkinan kecurian, syarikat umumnya mempunyai jabatan atau pekerja yang berbeza yang mengeluarkan wang tunai untuk invois vendor. Tidak kira siapa yang mengeluarkan wang tunai, mereka mempunyai tanggungjawab besar untuk mempelajari dan menandai dokumentasi sokongan untuk pembayaran. Pembeli tunai secara amnya membuat tanda fizikal di atas kertas untuk "membatalkan" dokumentasi; ini membantu perniagaan mengawasi siapa yang dibayar dan mencegah pekerja daripada membuat pendua pembayaran secara tidak sengaja menggunakan dokumen sokongan yang sama.