Apakah Pembayaran Lockbox?

Industri perbankan menggunakan pelbagai teknologi dan kaedah untuk melakukan pertukaran wang. Pembayaran peti kunci wujud sebagai kaedah alternatif yang digunakan oleh bank untuk menguruskan invois pelanggan dan aktiviti pembayaran. Kaedah ini menggunakan penghantaran data elektronik dan pemformatan data khas setiap hari untuk memproses transaksi wang pelanggan.

Akaun Kotak Kunci

Akaun Lockbox menyediakan cara bagi syarikat untuk menyelaraskan aktiviti akaun mereka di satu lokasi pusat. Sebuah syarikat menyediakan akaun kunci dengan banknya; yang seterusnya menjadi akaun pengumpulan untuk pembayaran pelanggan yang masuk. Setelah perniagaan membuat akaun kotak kunci, pelanggan dapat mengirim pembayaran mereka ke kotak kunci dan bukannya ke syarikat. Bank, pada gilirannya, memproses pembayaran masuk dan menghantar maklumat ini kembali kepada syarikat. Semua ini berlaku melalui penghantaran data elektronik, dengan syarikat menerima kemas kini setiap hari.

Pemindahan Data Pembayaran

Proses pembayaran kotak kunci bergantung pada sistem yang dikenali sebagai Pertukaran Data Elektronik, yang menggunakan data berstruktur untuk mengirimkan pesan berformat melalui fail elektronik. Sebenarnya, fail-fail ini bergantung pada aplikasi perisian yang disiapkan pada rangkaian sistem yang berjalan antara bank dan syarikat. Dengan memproses pembayaran melalui akaun kotak kunci, syarikat dapat mengelakkan daripada memproses pembayaran dengan tangan. Pemindahan data pembayaran juga memudahkan syarikat menggabungkan aktiviti akaun mereka setiap hari dan memastikan pemprosesan pembayaran masuk tepat pada masanya.

Format Penghantaran Data

Format penghantaran data yang digunakan dalam pemprosesan pembayaran kotak kunci mengikuti format keseluruhan standard yang dikembangkan oleh Institut Pentadbiran Bank, atau BAI. Sejak ditubuhkan pada tahun 1924, Institut Pentadbiran Bank telah mengembangkan dua format standard, yang dikenali sebagai BAI dan BAI2. BAI2 wujud sebagai versi terkini dari format BAI yang asal, yang merupakan format yang kurang canggih yang menjalankan operasi yang lebih sedikit. Format penghantaran data mengendalikan fungsi pemprosesan pembayaran yang sebenarnya, serta mendamaikan akaun yang menunjukkan pembayaran yang perlu dibayar. Walaupun syarikat sering menggunakan bank untuk menyiapkan akaun kotak kunci, mereka juga dapat membayar syarikat pihak ketiga, atau pusat pemprosesan data, untuk mengatur dan mengurus kegiatan akaun kunci. Dalam kedua-dua kes tersebut, proses penghantaran data yang digunakan mesti mengikut format standard yang ditetapkan oleh Institut Pentadbiran Bank.

Pembayaran dan Invois

Semasa memproses fail kumpulan yang terdiri daripada beberapa invois dan pembayaran, format BAI2 memisahkan pembayaran agar sepadan dengan invois yang sesuai, sementara format BAI hanya memadankan jumlah keseluruhan invois dengan jumlah pembayaran. Semasa membuat pembayaran atas nama syarikat atau mengirimkan invois pembayaran, sistem Pertukaran Data Elektronik menggunakan kod yang berbeza untuk setiap jenis transaksi. Sebagai contoh, kod 820 menunjukkan pembayaran diterima, atau dapat menghasilkan invois pembayaran yang menunjukkan pembayaran yang perlu dibayar. Sekiranya bank menerima pembayaran kunci dari pelanggan syarikat, syarikat akan menerima 823 kod yang menyenaraikan perincian pembayaran pelanggan.