Apakah Sebab-Sebab Kelebihan Kos dalam Pengurusan Projek?

Anda tidak akan dapat melihat arus elektrik ini, tetapi anda akan merasakannya. Pekerja anda juga - anda akan melihatnya sebaik sahaja anda mengumumkan bahawa perniagaan kecil anda sudah siap untuk memulakan projek baru. Sama ada projek renovasi, baik pulih laman web, kempen pengiklanan baru atau sebilangan inisiatif yang telah Anda renungkan, tidak ada peluang yang sama seperti projek yang harus menyegarkan perniagaan dengan penuh semangat dan antisipasi.

Walaupun "wajah umum" anda memberi tumpuan kepada perkara positif, anda tidak dapat menahan kekhawatiran peribadi. Dari apa yang anda dengar dari pemilik perniagaan kecil yang lain, pemimpin projek akan secara langsung mengawasi usaha anda, dan pada dasarnya, akan menjadi orang penting anda. Sebagai pemilik perniagaan, anda akan mengawasi projek tersebut dan anda akan terus memerhatikan perkembangannya. Jadi, bagaimana anda memperhatikan kisah-kisah amaran yang pernah anda dengar mengenai kenaikan kos - tanpa merasakan jenis kejutan yang berbeza? Dengan mengetahui mengenai 10 Sebab teratas mengapa projek menanggung perbelanjaan yang berlebihan dan bagaimana cara untuk mencegahnya, sebelum ia tidak dapat dilaksanakan.

Sebab 1: Kos Tidak Terancang

Begitu banyak perkara boleh berlaku antara saat kontrak ditandatangani dan ketika akhirnya dilaksanakan. Dan semuanya boleh mempengaruhi kos bahan, peralatan dan tenaga kerja dan overhead, seperti kos pentadbiran, kewangan dan undang-undang. Kos yang tidak dirancang - sama ada tidak dijangka atau terlepas pandang - boleh mengalahkan projek.

Jaga diri daripada mengatasi kos ini dengan membina rizab dan kerap memeriksa kontrak bahan dan pembekal terhadap corak pembelian, yang mempengaruhi penawaran dan permintaan, dan oleh itu, kos. Pengurus projek yang berjaya bukan sahaja menghasilkan anggaran projek dan tinjauan perbelanjaan; mereka juga memeriksanya secara berterusan, kata 4 Cast Plus, sebuah syarikat pengurusan projek. Ini berlaku untuk "industri berasaskan projek, tidak kira sama ada anda dalam perkhidmatan pembinaan, IT atau profesional," kata syarikat itu.

Sebab No. 2: Keruntuhan Komunikasi

Ini boleh berlaku di antara mana-mana dua orang yang terlibat dalam projek, tetapi miskomunikasi yang boleh menyebabkan anda membebankan wang kemungkinan besar berlaku antara pengurus projek dan pekerja lain yang berperanan penting. Anda tidak mungkin berada di ruangan yang sama untuk setiap perjumpaan atau mendengar setiap panggilan telefon, tetapi anda dapat mengikuti dengan cara lain, sehingga anda dapat mencegah salah satu penyebab utama kenaikan kos dalam pengurusan projek.

Berhati-hatilah daripada mengatasi kos ini dengan memastikan rancangan projek anda yang jelas, teratur dan terperinci sentiasa dekat - dan bersikeras agar orang lain yang terlibat dalam projek melakukan perkara yang sama. Mereka harus menghafal "bahagian mereka" dan mereka harus bertemu sekurang-kurangnya sekali seminggu untuk meninjau status projek. Dan pemimpin projek harus proaktif, menyampaikan perubahan pada rencana dengan segera dan mengeluarkan "petunjuk" terhadap masalah yang mungkin terjadi di cakrawala. Kesalahan komunikasi jauh lebih jarang berlaku ketika semua orang berada dalam keadaan "berjaga-jaga tinggi".

Sebab No. 3: Perubahan Skop Projek

Ini adalah projek yang jarang berlaku yang semakin kecil dari masa ke masa; projek hampir selalu berkembang, dan dengan pertumbuhan itu, kosnya. Banyak orang mempertahankan "jangkauan skop", mengatakan bahawa hal itu seharusnya diharapkan, ketika sebuah proyek mulai terbentuk. Jangan melawannya; memeluknya, kata mereka. Secara teori, anda mungkin setuju, tetapi bagaimana dengan intinya yang berkembang?

Jaga diri untuk mengatasi kos ini dengan satu-satunya cara yang mungkin: Dengan menetapkan peraturan yang ketat mengenai berapa banyak perubahan yang akan anda terima dan pada tarikh berapa - dan kemudian berpegang pada keputusan anda.

Sebab No. 4: Meremehkan Kesukaran atau Kerumitan Projek

Kemungkinan besar ia berlaku dengan projek besar dan mahal - jenis dengan “kejutan” tersembunyi yang belum digali, seperti membina projek yang melibatkan kerja penggalian. Tetapi terlalu rendah juga boleh membuat projek yang lebih kecil.

Melindungi daripada ditakluki kos ini dengan memastikan bahawa anda menyewa bona fide pakar-pakar untuk menjalankan kajian awal projek anda. Sudah tentu, walaupun pakar membuat kesilapan, tetapi mereka yang mempunyai pengalaman cenderung bergantung pada pengalaman mereka, kerana mereka mempertimbangkan "bagaimana jika?" senario. Sebagai bos, selalu bermanfaat untuk melawat projek yang serupa dengan anda - dan mengambil banyak catatan mengenai apa yang betul dan apa yang boleh menjadi lebih baik, jika para pemimpin projek itu tahu apa yang mereka tahu sekarang. Akhirnya, pertimbangkan untuk memecah projek menjadi fasa yang lebih kecil dan lebih terkawal. Secara psikologi, lebih mudah bagi peserta projek untuk mendekati dan melaksanakan; dalam praktiknya, ia dapat memaksa jurang ke permukaan lebih cepat daripada kemudian.

Sebab No. 5: Anggaran Kos Tidak Realistik

Seperti belayar di kapal dengan dasar yang bocor, berlayar di sebuah projek yang telah ditanggung hampir menutupnya dengan anggaran yang berlebihan (kecuali pemotongan dilakukan di tempat lain).

Awasi daripada perbelanjaan yang berlebihan ini dengan meletakkan projek anda di tangan yang berpengalaman sejak awal dan membandingkan tawaran dengan kos projek yang serupa. Kemudian minta ketua projek anda duduk dan berikan perincian komprehensif bagi setiap komponen projek dan kos yang berkaitan. Pendedahan seperti itu dapat membantu mendedahkan pengawasan yang tidak sengaja.

Sebab No. 6: Pembiayaan yang tidak mencukupi

Anda dapat melihat triumvirate terbentuk di depan mata anda: projek yang kerumitannya diremehkan boleh menyebabkan anggaran kos tidak realistik dan kemudian masalah ketika membiayai. Dan jika pembiayaan mengering di tengah-tengah projek, ia boleh berhenti, yang semuanya membuktikan bahawa pengurusan projek adalah seni lukis, sebahagian sains.

Berhati-hatilah daripada keterlaluan kos ini dengan melakukan perbincangan terus terang dengan pemberi pinjaman anda tentang apa yang boleh mereka lakukan sekiranya anda menghadapi masalah pembiayaan. Mempunyai rancangan cadangan - walaupun anda tidak memerlukannya - mungkin tidak akan murah, tetapi ia dapat menjimatkan perbelanjaan yang lebih besar untuk projek terhenti.

Sebab No. 7: Kelewatan Projek

Semasa menjalankan sebarang projek, wajar berlaku sekurang-kurangnya beberapa kelewatan. Semua bahagian yang bergerak, dan orang, secara praktikal menjamin bahawa sesuatu atau seseorang tidak akan berfungsi seperti yang dirancang. Tetapi seperti yang anda pasti tahu, ada perbezaan besar antara kejadian terpencil dan masalah berulang yang boleh mencetuskan beberapa penyebab kenaikan kos pengurusan yang paling mengecewakan.

Sebab No. 8: Kekurangan Pengalaman Kepimpinan

Menyakitkan apabila “menuding jari”, tetapi kadang-kadang tidak dapat ditolong. Pemilik perniagaan kecil mahukan, dan berhak mendapat, akauntabiliti. Oleh itu, apabila projek berjalan dengan landasan kerana kurangnya kepemimpinan dari pihak pemimpin projek, jelaslah siapa yang bertanggungjawab. Kurangnya pengalaman pengurusan projek dapat memperlihatkan dirinya dengan berbagai cara: kekurangan perancangan, komunikasi yang lemah, ketidakberaturan dan tarikh akhir yang terlewat atau tidak berlaku, antaranya.

Jaga diri daripada mengatasi kos ini dengan mengambil ketua pasukan yang berpengalaman, yang cemerlang dalam berkomunikasi (dengan anda) dan yang memberikan kemas kini projek secara berkala.

Sebab No. 9: Kekurangan Penyelarasan

Sedikit berbeza dari kurangnya kepemimpinan, kekurangan koordinasi tentu saja menjadi gejala dari itu. Tetapi pemimpin projek yang berpengalaman boleh goyah jika, seperti kata pepatah, "tangan kanan tidak tahu apa yang dilakukan oleh tangan kiri." Kekurangan koordinasi selalunya mengakibatkan tugas melepasi celah atau pendua tugas, yang kedua-duanya membahayakan tarikh akhir dan hampir menjamin keterlambatan kos dan kelewatan projek.

Berhati-hatilah daripada mengatasi kos ini dengan memastikan bahawa anda mempunyai sistem yang dapat memberitahu anda mengenai status projek anda pada waktu tertentu, dan juga tugas seterusnya dalam senarai. Risiko di sini, tentu saja, adalah bahawa anda boleh berada dalam kedudukan yang perlu untuk melangkah masuk dan menjadi pengadil. Anda mungkin baik-baik saja dengan ini sebagai langkah sementara, dan selain itu: sebagai pemilik perniagaan kecil, anda mungkin mempunyai keperibadian mengambil alih. Tetapi perlu diingat bahawa ketua projek anda dibayar untuk memimpin dan bahawa dia harus menegaskan semula kawalan terhadap projek tersebut bagi pihak anda.

Sebab No. 10: Kekurangan Pelan Kontinjensi

Mungkin terdengar jelas sekarang, tetapi seperti banyak pemilik perniagaan kecil, anda mungkin tidak boleh membuat rancangan kontinjensi - "pelan B" - ketika anda sibuk mencuba "rancangan A" dilancarkan dan dilancarkan. Sebaliknya, fikiran anda mungkin sudah diprogramkan untuk memikirkan rancangan cadangan, sekiranya berlaku serba salah. Kualiti ini akan berfungsi dengan baik dengan projek yang menuntut bukan hanya beberapa perubahan dan semakan, tetapi juga baik pulih.

Awasi daripada kos yang berlebihan ini dengan meluangkan masa untuk menyusun "rancangan B", sejak awal. Pelan kontingensi dapat membantu anda, begitu juga dengan sikap suka melakukan anda, dengan meletakkan projek anda kembali ke landasan kereta api, dengan mengurangkan keterlaluan kos - dan dengan memastikan cas arus elektrik itu menjadi kekuatan positif dan berterusan bagi perniagaan kecil anda.