Kekuatan & Kelemahan dalam Komunikasi Tempat Kerja

Komunikasi di tempat kerja yang buruk merosakkan hubungan dan produktiviti keseluruhan. Komunikasi yang kuat memberikan maklumat yang tepat dengan cara yang difahami dan digunakan oleh penerima. Selalunya, komunikasi yang lemah adalah hasil dari kegagalan untuk mempertimbangkan mesej dan mediumnya.

Pilih Khalayak yang Sesuai

Memilih khalayak untuk mesej anda boleh menjadi sukar. Menghantar e-mel kepada semua orang di syarikat apabila maklumat anda hanya berkaitan dengan enam orang, menyumbang kepada peti mel yang terlalu banyak. Sebenarnya, anda mungkin menghabiskan sisa hari kerja anda dengan menunggu pendapat yang tidak diminta dan sering tidak membantu dari semua orang yang mendapat mesej anda.

Pada masa yang sama, anda tidak mahu membiarkan seseorang keluar dari perbualan secara tidak sengaja, jika mereka seharusnya menjadi sebahagian dari perbincangan itu. Luangkan masa untuk mempertimbangkan siapa yang harus menjadi sebahagian daripada mesyuarat, panggilan persidangan atau senarai e-mel. Sekiranya anda tidak pasti, tanyakan maklum balas penyelia anda, atau tanyakan kepada individu yang berkenaan sekiranya mereka ingin menjadi sebahagian daripada perbincangan.

Pilih Medium yang Betul

Pejabat moden menawarkan pelbagai media komunikasi, termasuk e-mel, pesanan segera dan teks, perbincangan tatap muka, panggilan telefon dan persidangan video. Malangnya, semua pilihan ini dapat menghambat komunikasi dan bukannya mempermudahnya. Akibatnya, individu di pejabat anda boleh memilih media yang mereka rasa paling selesa, bukan yang paling sesuai dengan mesej tersebut.

Contohnya ialah menyampaikan berita buruk kepada pekerja. Sekiranya anda, atau salah seorang pengurus anda, harus memecat pekerja, maklumkan kepadanya tentang kegagalan projek, atau jelaskan bahawa dia tidak mendapat promosi yang diinginkannya, berbincanglah dengannya secara langsung. Bertemu dengan pekerja secara langsung menunjukkan belas kasihan dan rasa hormat, memperkuat kesungguhan komunikasi dan membolehkannya mengemukakan soalan.

Penting juga untuk bersikap fleksibel dan menukar medium apabila menjadi jelas bahawa yang anda gunakan tidak lagi berfungsi. Sekiranya anda mula berkomunikasi melalui e-mel, tetapi mendapati bahawa anda salah faham atau mengalami banyak pertukaran berulang-ulang, cuba menjelaskan butiran dan menjawab soalan, menghentikan e-mel. Sebaliknya, panggil orang yang anda berkomunikasi atau berhenti di mejanya untuk meneruskan perbualan.

Berikan Maklumat Yang Cukup dalam E-mel

Keinginan untuk menghindarkan e-mel yang terlalu panjang dan kompleks adalah sesuatu yang baik. Pada masa yang sama, sebilangan orang cenderung menghantar e-mel yang terlalu singkat dan gagal menyampaikan maklumat penting. Paling tidak, e-mel harus menyoroti maklumat penting dan memberikan dokumen atau pautan kepada penerima yang boleh mereka gunakan untuk melakukan lebih banyak penyelidikan:

Contoh:

E-mel yang terlalu ringkas:

"Peraturan yang mengatur bayaran pelesenan untuk ahli kosmetik telah berubah. Lihat pautan ini: //www.statecosmotologyboard.org untuk teks lengkap peraturan baru."

E-mel berguna:

"Kami telah mengetahui bahawa terdapat perubahan dalam kos pelesenan kosmetologi di Georgia. Bayaran baru ini akan berkuat kuasa pada 1 Oktober 2018:

Bayaran untuk pemegang lesen baru kini $ 25 setiap tahun.

Bayaran untuk memperbaharui lesen adalah $ 20, perlu dibayar setiap tiga tahun.

Bayaran pelesenan timbal balik (bagi mereka yang ingin memindahkan lesen mereka dari negeri lain) adalah $ 25.

Anda boleh membaca teks lengkap di laman web jabatan: //www.statecosmotologyboard.org. Beritahu saya jika anda mempunyai sebarang pertanyaan. "

Gunakan Ejaan, Tanda Baca, dan Tatabahasa yang betul

Ejaan, tanda baca dan tatabahasa yang buruk bukan sahaja menjadikan komunikasi sukar difahami, tetapi juga merosakkan kredibiliti komunikator. Setiap orang dalam organisasi anda harus didorong untuk menggunakan pemeriksa ejaan dan tatabahasa yang termasuk dalam kebanyakan program pemprosesan kata. Sebagai tambahan, pekerja harus meluangkan banyak masa untuk menghasilkan komunikasi bertulis agar mereka dapat membaca dan menyunting karya mereka.

Sahkan Fakta dan Maklumat

Maklumat yang salah boleh merosakkan semangat kerja dan boleh mengakibatkan kesilapan yang mahal. Semua pekerja harus digalakkan meluangkan masa untuk mengesahkan maklumat sebelum menyampaikannya secara lisan atau bertulis. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan, penting untuk mencatat kemungkinan ketidaktepatan.

Contoh:

Apabila penulis tidak pasti akan fakta:

" Saya percaya bahawa Mr. Jones berkhidmat dalam tentera pada tahun 1990-an, tetapi saya tidak dapat mengesahkan ini dari resume dalam taliannya. Saya mempunyai panggilan kepadanya meminta penjelasan dan akan mengemas kini semua orang apabila saya mendengarnya kembali."

Apabila maklumat itu melibatkan janji yang mungkin tidak ditunaikan:

"Kami telah diberitahu oleh pembekal kami bahawa kami dapat mengharapkan perubahan lima hari untuk pesanan kami, walaupun kawasan itu mungkin dilanda ribut teruk pada pertengahan minggu. Pembekal telah memberi jaminan kepada kami bahawa mereka mempunyai sistem sandaran yang akan membolehkan mereka menghasilkan baju. Walau bagaimanapun, kekuatan selepas taufan tidak stabil, jadi saya rasa sangat baik untuk menasihati pasukan kami untuk bersiap sedia untuk kelewatan penghantaran produk. "

Dapatkan Ulasan Pihak Ketiga

Satu kelemahan komunikasi bertulis adalah bahawa ia lebih mudah disalahtafsirkan. Lakukan peranan anda untuk mengelakkan salah faham dengan meminta orang lain membaca memo, e-mel dan surat penting sebelum menghantarnya. Minta pengulas anda memberikan ringkasan komunikasi anda: jika anda mengenal pasti kawasan di mana anda telah salah faham, buat perubahan yang sesuai sebelum menyebarkan.