Apa Faedah Mengautomasikan Sistem Penggajian?

Sistem penggajian automatik membolehkan majikan memproses gaji melalui sistem berkomputer. Sistem penggajian manual memerlukan penggajian diproses dengan tangan dan oleh itu merupakan prosedur yang jauh lebih perlahan daripada sistem automatik. Yang pertama menjadikan pemprosesan gaji lebih mudah, dan mengurangkan kesilapan, yang lebih mungkin berlaku dengan sistem manual.

Pengangkutan yang menjaga masa

Pekerja setiap jam dibayar mengikut jam kerja dalam tempoh gaji. Majikan menggunakan sistem penjimatan masa untuk mengesan jam dan membayar pekerja setiap jam dengan sewajarnya. Oleh itu, adalah penting bahawa masa setiap pekerja dihitung dengan tepat. Banyak majikan menggunakan jam waktu untuk mengesan waktu kerja. Sistem gaji manual memerlukan pengkomputeran data jam waktu dengan tangan; ini meningkatkan kemungkinan kesilapan.

Sistem penjimatan masa automatik membolehkan majikan mengimport data jam waktu ke dalam perisian gaji. Secara khusus, pekerja menggunakan kad leret atau lencana, atau kaedah mencetak tangan atau cap jari, untuk membuat jam masuk dan keluar. Sebaik sahaja entri dihantar ke perisian pembayaran gaji, perisian tersebut akan mengira masa yang digunakan. Yang perlu dilakukan oleh semua kakitangan gaji adalah memastikan masa diangkut dengan tepat dan membuat pengeditan yang diperlukan.

Pengiraan Pembayaran

Sistem gaji automatik menggunakan perisian pembayaran gaji untuk mengira semua gaji. Perisian pembayaran gaji, seperti QuickBooks, PenSoft, Z-Pay, Ultipro dan Sage Peachtree mengira pendapatan kasar ke bersih berdasarkan data yang dimasukkan oleh wakil gaji. Oleh itu, hasilnya bergantung pada ketepatan input. Oleh itu, jika pekerja yang diberhentikan adalah gaji pesangon tetapi wakil penggajian tidak membuat pendaftaran, sistem tidak akan membayarnya. Biasanya, sistem ini boleh dipercayai selagi entri betul.

Sistem automatik melakukan semua jenis pembayaran: setiap jam, lebih masa, dua kali ganda, gaji, komisen, bonus, kenaikan gaji, pembayaran retroaktif, pemotongan gaji, pembayaran automatik dan pembayaran balik pengajian. Terutama, sistem automatik menghilangkan penulisan gaji secara manual. Sistem ini secara automatik menghasilkan gaji dan tunggakan dan membolehkan deposit langsung.

Pengiraan Potongan

Potongan gaji dan gaji adalah bahagian yang mustahak dalam proses pembayaran gaji. Majikan mesti mengambil penahanan wajib dari gaji pekerja, termasuk cukai pendapatan persekutuan, cukai Jaminan Sosial, cukai Medicare dan biasanya cukai pendapatan negeri. Cukai ini boleh memakan masa dan membingungkan untuk dikira secara manual. Sejumlah peraturan dilampirkan dalam pengiraan cukai pegangan. Dengan sistem penggajian automatik, perisian ini mempunyai kadar cukai yang sukar dikodkan dalam sistem. Ia mengira cukai pegangan bagi setiap pekerja berdasarkan input data syarat pemotongan. Ini mengurangkan kemungkinan kesalahan cukai gaji, yang boleh mengakibatkan bayaran dari IRS dan agensi percukaian negeri.

Penyimpanan rekod

IRS menghendaki majikan menyimpan rekod cukai pekerjaan sekurang-kurangnya empat tahun. Tambahan pula, Jabatan Tenaga Kerja AS menghendaki catatan gaji disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun. Sistem manual memerlukan memasukkan data gaji yang diperlukan dengan tangan, yang memakan masa dan meningkatkan kekacauan. Perisian gaji menghasilkan dan menyimpan data gaji dan cukai pekerjaan.