Apakah Tugas seorang Pengerusi dalam Organisasi Sukarela?

Istilah "organisasi sukarela" boleh merujuk kepada pelbagai struktur organisasi formal dan tidak formal. Sebahagiannya adalah struktur bukan untung, sementara yang lain adalah badan amal dengan misi untuk melayani. Terdapat organisasi sukarela tidak rasmi lain seperti kelab tempatan yang disertai oleh orang secara sukarela kerana tujuan, sebab atau cara berfikir bersama. Sebilangan besar organisasi, bahkan yang tidak formal, mempunyai struktur untuk memastikan organisasi berusaha mencapai tujuannya dan mencegah kekacauan ketika melakukan tugas tugas. Tugas ketua berkisar mengenai peranan kepimpinan dalaman dan luaran. Organisasi boleh menentukan tugas ketua berdasarkan ukuran, keperluan dan tahap pengalaman sukarelawan dalam organisasi.

Struktur Organisasi Sukarela

Organisasi sukarela biasanya merupakan entiti korporat yang diiktiraf oleh IRS untuk mempunyai beberapa tahap pengecualian cukai. Istilah ini menghasilkan pemikiran entiti bukan keuntungan seperti badan amal, tetapi tidak setiap organisasi sukarela adalah badan amal. Sudah tentu, badan amal popular seperti The March of Dimes atau Susan B Komen Foundation adalah badan amal yang mengumpulkan dana untuk kesedaran dan dana penyelidikan. Mereka menikmati status bebas cukai IRS 501 (c) (3). Walau bagaimanapun, sebuah persatuan pemilik rumah, sebuah persatuan atau persatuan perdagangan juga merupakan organisasi yang dikecualikan, di bawah kod IRS 501 lain yang mempunyai penyertaan secara sukarela. Organisasi-organisasi lain ini tidak memenuhi misi amal melainkan memenuhi tujuan kolektif yang selalunya tetap bersifat dalaman bagi kumpulan sukarela.

Untuk dikenali sebagai organisasi bebas cukai, kumpulan sukarela mesti membentuk entiti perniagaan formal, memperoleh nombor pengenalan cukai dan memohon pengecualian. Pengecualian dari IRS memerlukan senarai anggota dewan, sejarah kewangan yang ada atau anggaran kewangan yang diunjurkan dan penggunaan dana. Lembaga pengarah mesti mempunyai presiden atau ketua serta bendahari dan setiausaha agar patuh. Ada masa di organisasi baru atau sangat kecil bahawa satu orang mengisi lebih daripada satu peranan. Dalam organisasi yang lebih besar, peranan ini dan lain-lain seperti naib presiden, naib ketua, ahli parlimen, dan sebagainya, diisi oleh sukarelawan yang diundi oleh keahlian kolektif organisasi.

Ringkasan Tugas Pengerusi

Ketua adalah tokoh utama ketua dalam organisasi. Tidak seperti pengarah yang berusaha memenuhi suara dan persetujuan ahli lembaga pengarah, ketua berfungsi seperti CEO syarikat. Tugas pemimpin ini secara umum atau khusus digariskan dalam peraturan perundangan organisasi atau artikel penggabungan. Ketua duduk sebagai ketua mesyuarat dewan, mengatur dan menjalankan agenda mesyuarat untuk meninjau dan menyetujui perbelanjaan anggaran, sumber pendapatan dan keperluan dan masalah organisasi. Sebagai contoh, agenda mesyuarat dewan mungkin mengkaji belanjawan untuk tahun fiskal berikutnya untuk menyetujuinya, menentukan apakah kewajiban keahlian semasa atau usaha penggalangan dana memenuhi keperluan anggaran dan menetapkan kalendar aktiviti untuk acara dan penggalangan dana yang akan dilakukan organisasi pada tahun berikutnya tempoh masa.

Di luar mesyuarat lembaga pengarah, ketua bertanggungjawab untuk menangani operasi harian. Dia akan menyerahkan tugas-tugas seperti mengepalai acara, mengatur kempen pers atau meninjau keanggotaan. Dia juga bertanggungjawab untuk kesihatan kewangan organisasi, dengan bantuan bendahari organisasi. Ketua organisasi yang lebih kecil cenderung menjadi titik pengumpulan masalah, sumbang saran atau masalah lain yang dimiliki oleh keahlian dan berusaha untuk mencari jalan penyelesaian, kompromi dan inovasi.

Peraturan dan Tugas Organisasi

Biasanya, peraturan perundangan organisasi dibuat pada awal organisasi. Bergantung pada ukuran dan pengalaman mereka yang membuat peraturan, mereka mungkin tidak lengkap atau versi kontemporari mengenai apa yang diperlukan oleh organisasi untuk beroperasi. Dalam organisasi sukarela, biasanya, terserah kepada pengasas organisasi untuk membuat tugas anggota dewan termasuk tugas ketua, atau terserah kepada keanggotaan. Sekiranya peraturan perundangan tidak memerlukan keanggotaan untuk menyetujui perubahan, ini membuat banyak perkara bergantung kepada budi bicara ketua dan lembaga pengarahnya.

Contoh deskripsi peraturan umum untuk tugas ketua mungkin termasuk:

  1. Kekal anggota Dewan yang aktif

  2. Bekerjasama dengan Lembaga untuk memenuhi misi organisasi

  3. Ditadbir oleh Lembaga Pengarah tetapi berperanan sebagai peneraju untuk menetapkan dasar secara kolektif
  4. Menetapkan agenda Mesyuarat Lembaga Pengarah dan mempengerusikan mesyuarat
  5. Melantik pengarah jawatankuasa
  6. Menengah isu antara ahli dewan dan ahli organisasi
  7. Mewakili organisasi kepada pihak luar secara profesional
  8. Membantu lembaga dalam menetapkan keutamaan dan rancangan tindakan
  9. Memudahkan perancangan strategik dengan dewan pengarah
  10. Menangani dan membincangkan menghadapi masalah dengan anggota Lembaga dan pihak berkepentingan yang berkaitan
  11. Menilai hasil organisasi dalam mencapai matlamat dan misinya
  12. Memantau laporan kewangan dan bekerjasama dengan anggota Lembaga untuk terus mematuhi
  13. Melaksanakan semua tanggungjawab lain yang ditetapkan seperti yang ditetapkan dan diluluskan oleh Lembaga

Senarai ini boleh lebih panjang atau lebih pendek, bergantung pada dewan pengarah dan peraturan perundangan. Ada kemungkinan juga peraturan diperbaharui untuk mengubah amalan atau proses yang ketinggalan zaman. Sebagai contoh, proses lama mungkin hanya memerlukan satu tandatangan pada pemeriksaan keluar ketika organisasi kecil dan tidak dibiayai dengan baik. Sekiranya organisasi telah berkembang, peraturan perundang-undangan dapat diubah agar memerlukan tandatangan ketua dan bendahara.

Mengekalkan Pematuhan Cukai

Hanya kerana organisasi sukarela dan mempunyai faedah pengecualian cukai, tidak bermaksud ia dapat mengabaikan pemfailan penyata cukai. Penyata cukai menunjukkan kepada IRS bagaimana wang masuk ke dalam organisasi dan bagaimana organisasi membelanjakan wangnya. Sudah tentu, jika organisasi mengumpulkan banyak wang dan tidak membelanjakannya untuk misinya, IRS dapat mengaudit atau mencabut status bukan untung. Setiap organisasi bukan untung tertakluk kepada makna pendedahan awam jika ada yang menjadi ahli atau bahkan orang ramai meminta untuk melihat rekod kewangan organisasi, pematuhan mesti berlaku dalam 30 hari.

Organisasi mesti memfailkan semua penyata cukai negeri dan persekutuan yang sesuai. Selama memenuhi misi undang-undang, tidak ada keprihatinan untuk melanggar peraturan pengecualian nirlaba. Walaupun organisasi sukarela umumnya tidak membayar pekerjanya, jika mempunyai pekerja, ini mesti diambil kira dalam cukai. Selain itu, organisasi mesti menyimpan akaun cukai pengangguran dan insurans pampasan pekerja untuk sesiapa sahaja yang dianggap sebagai pekerja.

IRS mengekalkan pangkalan data semua organisasi dan organisasi yang dikecualikan yang telah kehilangan status bebas cukai atau dalam masa percubaan. Dulu disebut Select Check, tetapi sekarang hanya disebut sebagai Pencarian Pengecualian Cukai Organisasi. Dengan nama organisasi atau nombor pengenalan cukai, sesiapa sahaja dapat melihat sama ada organisasi terkini dengan statusnya. Ini penting bagi ahli atau pihak ketiga yang ingin bekerjasama dengan organisasi dan yang ingin memastikan semuanya dikekalkan dan sah.

Kelayakan Kepimpinan: Visi, Motivasi, Inspirasi

Walaupun menjadi pemimpin adalah tugas ketua, ia juga bersifat esoterik. Apa yang menjadikan pemimpin organisasi sukarela yang hebat. Terdapat pelbagai gaya kepemimpinan dan pelbagai jenis organisasi dijalankan oleh pelbagai jenis pemimpin. Sebuah organisasi sukarela mungkin tidak akan membuat banyak orang ingin menolong sekiranya ketua itu berwibawa dan menjalankannya seperti tentera tanpa mendengar atau memberikan pengecualian kepada apa-apa cara melakukan sesuatu. Sebaliknya, organisasi sukarela cenderung berkembang dengan pemimpin berwawasan yang memberi inspirasi kepada mereka yang berada di dewan, keanggotaan dan seluruh masyarakat untuk menyertai misi dan bekerjasama.

Seorang ketua sukarela yang hebat mempunyai kemampuan untuk menyatakan dengan jelas ke mana organisasi itu pergi dan mengapa ia penting untuk kejayaan anggotanya. Orang-orang termotivasi untuk berpartisipasi, melakukan pekerjaan yang hebat dan menghabiskan banyak waktu untuk tugas-tugas di mana tidak akan ada keuntungan peribadi, hanya keuntungan kolektif. Dia memberi inspirasi dan menjadi teladan dengan berusaha untuk menyelesaikan tugas sukarela dengan tekun.

Selain itu, pemimpin organisasi sukarela yang hebat mempunyai kemampuan luar biasa untuk mengenali dan memanfaatkan bakat. Dia dapat melihat apa yang hebat dilakukan oleh orang dalam organisasi dan menolong mereka menggunakan kemahiran mereka untuk kepentingan kumpulan. Dia juga dapat merekrut orang lain dengan minatnya terhadap visi itu, membawa sukarelawan berbakat yang mempunyai pengalaman luar biasa untuk digunakan dalam kumpulan atau membina orang berbakat yang lebih muda untuk meningkat ke tahap kehebatan baru.

Apabila organisasi sukarela dikendalikan oleh ketua yang memandang tugasnya sebagai tanggungjawab terhadap kejayaan sesuatu yang lebih besar daripada dirinya, organisasi berfungsi lebih seperti pasukan. Orang-orang menjadi sukarelawan dengan semangat tinggi dan menawarkan komitmen masa kerana mereka tahu mereka tidak bersendirian dalam gambaran yang lebih besar mengenai misi dan visi kumpulan.

Pegawai Lembaga Terpilih

Ketua dewan bukan pemilik organisasi, dan bukan juga jawapan akhir untuk semua masalah. Sebenarnya, seorang pengerusi yang menyalahgunakan tugasnya atau gagal memacu organisasi ke hadapan boleh dikenakan pembebasan dari dewan. Pada penghujung hari, ketua bekerja untuk ahli kumpulan dan tertakluk kepada persetujuannya. Sekiranya keahlian memilih untuk membuang ketua dewan, dewan pengarah akan melepaskan ketua dan berusaha untuk menggantikannya.

Seorang ketua mungkin mempunyai jangka waktu yang terhad, yang bermaksud peraturan perundangan hanya boleh membenarkan seorang ketua berkhidmat selama dua tahun berturut-turut. Pengundian boleh mengakibatkan pergantian ketua setelah satu tahun, setelah dua tahun atau di pertengahan penggal kerana skandal atau masalah besar Contohnya, seorang ketua boleh dibebaskan dari dewan kerana tindakan haram, seperti menggelapkan wang dari kumpulan itu, secara seksual mengganggu seseorang di dalam atau di luar kumpulan dan membuat tindakan lain yang akan memberi kesan negatif kepada organisasi.

Walaupun menjadi ketua organisasi sukarela boleh menjadi kedudukan yang kuat untuk dipegang dan bahkan menjadi item baris resume utama bagi banyak orang, akhirnya menjadi hak istimewa. Perkhidmatan adalah objektif utama dengan semangat untuk mencari dan membuat perbezaan. Malah seorang pengerusi persatuan tempatan didorong untuk memastikan anggota mendapat sumber dan maklumat yang tepat untuk mengelakkan kekeliruan.

Merekrut Pengerusi

Kumpulan kecil, sukarela seperti gereja komuniti kecil mungkin mempunyai sekumpulan kecil orang yang mempunyai masa dan kemampuan untuk melayani sebagai ketua. Ini adalah komitmen masa, dan mengharuskan ketua untuk melakukan banyak komponen tanpa terima kasih dalam menjalankan organisasi sukarela. Organisasi yang lebih besar mungkin mencari ahli atau di luar organisasi untuk calon yang dapat mendorong organisasi ke arah yang dituntut oleh keahlian.

Bercakap dengan calon dan dapatkan rasa minat mereka terhadap organisasi, serta pemikiran mereka tentang bagaimana mereka melihat organisasi berfungsi pada masa ini. Walaupun ahli dewan mungkin melakukan pemeriksaan awal, kebanyakan organisasi sukarela mengadakan pemilihan rasmi. Ketua pengerusi dan calon lembaga pengarah lain berbicara kepada ahli mengenai tujuan mereka untuk kumpulan dan bagaimana mereka merasakan mereka dapat membuat perbezaan. Keahlian kemudian memilih, dan dewan pengarah akan mengesahkan suara dalam mesyuarat dewan.