Cara Mengendalikan Mesyuarat Kumpulan Fokus

Kumpulan fokus adalah alat pemasaran yang digunakan syarikat untuk mengetahui bagaimana anggota masyarakat menerima sesuatu produk dan bagaimana produk tersebut dapat diperbaiki. Semasa kumpulan fokus, fasilitator menanyakan soalan kepada peserta mengenai projek itu, dan para peserta memberikan pendapat dan idea mereka dalam gaya bentuk bebas. Menjalankan salah satu pertemuan ini tidaklah sukar, tetapi fasilitator mesti mendekati pertemuan dengan cara yang teratur sehingga kumpulan fokus tetap berada di landasan yang betul dan memberikan maklumat yang diperlukan syarikat.

1

Buat senarai objektif kumpulan fokus. Objektifnya harus menjelaskan jenis maklumat yang ingin anda kumpulkan semasa perjumpaan. Untuk mengatur objektif, mulailah dengan luas maklumat yang dapat diliputi oleh syarikat - buat tajuk ini dalam senarai anda. Kenal pasti titik-titik tertentu di kawasan-kawasan tersebut untuk ditangani, penomboran atau peluru di bawah tajuk. Sebagai contoh, objektif yang luas adalah untuk mengetahui reaksi terhadap warna produk. Objektif khusus dalam ini adalah untuk menentukan mengapa kumpulan fokus menyukai atau tidak menyukai warna produk atau warna apa yang ingin dilihat oleh ahli kumpulan produk tersebut.

2

Kenal pasti jenis orang yang anda mahu menghadiri mesyuarat itu. Sebagai contoh, jika anda mahukan maklumat mengenai program perisian baru, sasaran anda yang paling sesuai adalah orang yang berorientasi teknologi, selesa dengan komputer dan mempunyai pemahaman mengenai teknologi yang berkaitan dengan teknologi. Lazimnya, sasaran yang dijemput untuk kumpulan fokus adalah jenis orang yang sama di pasaran sasaran produk.

3

Cari dan selamatkan tempat untuk mengadakan mesyuarat kumpulan fokus. Sebaik-baiknya, ini adalah di atau berdekatan dengan perniagaan anda, tetapi tempat-tempat lain yang senang sering merangkumi hotel dan pusat persidangan. Bergantung pada produk yang anda nilaikan, anda juga boleh mencari lokasi yang bersambung dengan tema produk seperti restoran untuk peralatan dapur kecil.

4

Pilih sekurang-kurangnya selusin orang untuk dijemput ke kumpulan fokus dan menghantar jemputan. Bilangan ini menguntungkan kerana jumlah responden cukup tinggi untuk menghasilkan perbincangan yang baik tetapi cukup rendah untuk tidak menenggelamkan individu.

5

Kaji senarai objektif yang anda buat untuk pertemuan kumpulan fokus dan buat senarai soalan yang sesuai dengan objektif tersebut. Sebagai contoh, jika objektif anda adalah untuk menentukan ciri apa yang lebih disukai orang pada produk tersebut, soalan anda mungkin adalah "Ciri tunggal apa pada produk yang menurut anda paling banyak anda gunakan?" atau "Apa ciri tunggal yang akan anda tambahkan pada produk yang tidak disertakan pada masa ini?" Pembentukan soalan-soalan ini sangat penting kerana soalan yang anda bina dan gunakan secara langsung memberi kesan kepada tindak balas yang diberikan semasa kumpulan fokus. Sekiranya anda tidak menulis soalan berdasarkan objektif anda, data yang anda kumpulkan, walaupun bermanfaat, mungkin bukan maklumat yang diperlukan syarikat. Soalan yang ditulis dengan betul harus menjadikan objektif anda telus.

6

Kumpulkan bahan yang anda perlukan untuk menjalankan mesyuarat kumpulan fokus. Paling tidak, sebilangan pensil, kertas dan tanda nama berguna. Pertimbangkan beberapa makanan ringan percuma seperti buah dan kuki, katalog syarikat dan maklumat pemasaran dan sampel percuma produk lain. Soal selidik formal bermanfaat kerana menyediakan kaedah yang seragam bagi orang untuk memberikan maklumat, tetapi itu bukan syarat. Peranti rakaman audio juga membantu, kerana anda dapat mengesahkan apa yang dikatakan kemudian dan, jika diperlukan, membuat transkrip. PowerPoint atau persembahan yang serupa dapat membantu anda mengikuti perkembangan.

7

Siapkan bahan anda di laman lokasi pada hari perjumpaan, uji apa-apa alat berkaitan teknologi yang anda gunakan. Susun tempat duduk anda dalam bulatan jika boleh untuk mempromosikan perbincangan terbuka antara semua peserta.

8

Sambutlah para peserta dengan mesra semasa mereka tiba. Beri mereka tanda nama dan bantu mereka mencari tempat duduk.

9

Perkenalkan diri anda dan jelaskan tujuan kumpulan fokus. Ringkaskan agenda mesyuarat dan berapa lama jangkaan mesyuarat tersebut akan berlangsung. Kumpulan fokus biasanya berlangsung selama 2 jam atau kurang.

10

Kemukakan soalan dari senarai anda yang telah ditetapkan. Memudahkan tindak balas peserta dengan memilih peserta mana yang memegang lantai dan memutuskan kapan untuk terus maju ke peserta atau soalan seterusnya. Pastikan perhatian peserta tertumpu pada soalan khusus anda - jika peserta mula membelokkan topik, nyatakan ini dan nyatakan bahawa, walaupun poinnya diperhatikan dan menarik, anda mesti memfokuskan hanya pada beberapa soalan untuk memastikan pertemuan ringkas dan memenuhi tujuan mesyuarat. Kerana anda hanya mempunyai dua jam maksimum, empat hingga enam soalan mungkin akan menjadi had anda, dengan mengandaikan perbincangan selama 15 hingga 20 minit setiap soalan.

11

Teruskan melalui senarai soalan utama anda sehingga anda telah menjawab semua soalan yang anda buat, mencatat nota untuk perkara utama yang dibuat.

12

Kumpulkan soal selidik atau bahan lain yang anda sediakan untuk tujuan pengumpulan data, jika anda memilih untuk menggunakannya.

13

Terima kasih kepada semua kerana telah mengambil bahagian dan meluangkan masa untuk menghadiri mesyuarat. Beritahu peserta bagaimana mereka boleh mendapatkan lebih banyak maklumat mengenai bagaimana data yang anda kumpulkan akan digunakan dan kapan projek itu akan selesai.

14

Bersihkan kawasan pertemuan anda, biarkan sama seperti ketika anda tiba.

15

Kaji nota, soal selidik dan rakaman audio anda. Buat transkrip, tulis laporan bertulis yang merangkum penemuan anda, dan serahkan transkrip dan laporan tersebut kepada penyelia anda.