Apakah Perakaunan Berasaskan Dana?

Perakaunan berasaskan dana, atau perakaunan dana, adalah sistem yang digunakan oleh organisasi bukan untung dan agensi kerajaan untuk menguruskan wang mereka. Perakaunan dana berbeza dengan tujuan dari sistem yang digunakan dalam perniagaan untung biasa kerana tujuannya adalah untuk menjaga akauntabiliti dan mengesan bagaimana pembiayaan digunakan daripada memantau keuntungan syarikat. Sama ada berkaitan dengan organisasi bukan untung atau penderma yang menyumbang kepada pelbagai badan amal, belajar mengenai perakaunan dana akan membantu anda memahami struktur kewangan jenis organisasi ini.

Siapa yang Menggunakan Perakaunan Dana?

Kerana tujuan perakaunan dana adalah untuk menguruskan sumbangan, pembiayaan dari sumber luar atau pendapatan dari penggalangan dana, organisasi yang tidak beroperasi untuk keuntungan menggunakan kaedah perakaunan ini. Beberapa entiti yang mungkin menggunakan sistem ini termasuk:

  • Pertubuhan kebajikan
  • Gereja atau institusi agama
  • Agensi atau kerajaan kerajaan
  • Rumah jagaan atau hospital bukan untung
  • Institusi pendidikan
  • Asas seni

Belanjawan, Pengaturcaraan dan Pengumpulan Dana

Apabila organisasi nirlaba menetapkan struktur dana, ia akan mewujudkan dana yang terpisah untuk setiap bahagian atau fungsi utama dalam organisasi. Contoh dana mungkin termasuk:

  • Dana am: Digunakan untuk perbelanjaan pengurusan organisasi yang rutin.
  • Dana aset tetap: Digunakan untuk penyelenggaraan bangunan, pengembangan kemudahan, peralatan, dll.
  • Pengumpulan Dana : Dana yang digunakan untuk mengumpulkan pendapatan tambahan, menjaga hubungan penderma, dll.
  • Dana program: Digunakan untuk menjalankan program dan perkhidmatan organisasi.

Dalam setiap dana ini terdapat subkategori yang dikodkan dan dijejaki secara berasingan. Sebagai contoh, sebuah gereja mungkin mempunyai pelbagai program yang ditawarkan kepada beberapa kumpulan orang, seperti Pengaturcaraan Anak, Kegiatan Keluarga atau Jangkauan Komuniti. Setiap kumpulan akan mempunyai subkategori sendiri dalam Dana Program. Setelah anggaran dibuat, setiap kumpulan akan diperuntukkan sejumlah wang tertentu yang dapat mereka belanjakan untuk program mereka sepanjang tahun.

Seiring berjalannya tahun, wang yang dibelanjakan oleh setiap kumpulan akan dicatat dalam dana yang sesuai. Dengan andaian bahawa lejar perakaunan dikemas kini, pada bila-bila masa sepanjang tahun, pengurus dana kumpulan itu harus dapat melihat dengan tepat berapa banyak wang yang telah dibelanjakan, berapa yang dibelanjakan dan berapa banyak wang yang tersisa dalam dana . Jenis perakaunan terperinci ini membantu ahli mematuhi anggaran, sambil memastikan bahawa dana dibelanjakan dengan teliti untuk setiap tujuan yang ditentukan.

Jenis Kategori Dana

Dalam perakaunan dana terdapat dua jenis dana, terhad dan tidak terhad, masing-masing menentukan bagaimana dan kapan wang dapat dibelanjakan.

1. Dana terhad: Dana yang dibatasi biasanya ditetapkan untuk tujuan tertentu oleh penderma atau yayasan yang memberikan geran. Dana hanya boleh dimasukkan ke dalam dana yang ditentukan khusus dan kemudian digunakan hanya untuk tujuan tersebut. Sebagai contoh, jika penderma memberikan $ 5,000 untuk pembelian komputer baru, wang itu tidak dapat digunakan untuk membeli hanya beberapa komputer dan kemudian juga meja dan kerusi baru. Dana terhad ada dalam dua bentuk.

  • Dana terhad buat sementara waktu: Dana ini sering baik untuk tujuan tertentu atau untuk digunakan dalam jangka waktu tertentu, katakan dalam waktu satu tahun. Mereka mungkin dibangkitkan selama kampanye tertentu untuk tujuan yang ditentukan, dan bahkan menggabungkan penggunaan yang luas. Sebagai contoh, semasa kempen peningkatan modal ketika organisasi berharap dapat memperluas bangunannya, membeli perabot baru dan meningkatkan peralatan, ada berbagai keperluan yang dapat disampaikannya kepada para pendonornya. Sesiapa yang memberikan kempen itu harus mengharapkan bahawa sumbangan mereka hanya akan digunakan untuk perbelanjaan tertentu.
  • Dana yang disekat secara kekal : Dana yang membawa sekatan tetap dari penderma tidak akan habis tetapi berterusan selama-lamanya. Dana endowmen ini berfungsi sebagai akaun pelaburan, di mana sumbangan itu memperoleh faedah. Pendapatan yang diperoleh dari dana ini dibiarkan dibelanjakan untuk memenuhi keperluan organisasi, tetapi jumlah sumbangan awal mungkin tidak disentuh.

2. Dana yang tidak terhad: Wang dalam kategori ini boleh digunakan untuk keperluan dalam organisasi. Dana ini boleh dimasukkan ke dalam dana operasi am atau ditetapkan untuk dana khusus lain mengikut budi bicara lembaga pengelola. Dana yang tidak dibatasi juga dapat dipindahkan jika ada keperluan di kawasan tertentu.

Baki dalam setiap dana ini juga perlu dilaporkan pada borang IRS akhir tahun untuk organisasi yang dikecualikan daripada membayar cukai pendapatan. Maklumat yang dikembalikan, IRS Form 990, adalah cara organisasi bukan untung melaporkan aktiviti kewangan mereka, mematuhi peraturan persekutuan dan menunjukkan pertanggungjawaban kepada orang ramai. Pulangan ini terbuka untuk pemeriksaan orang ramai.

Peraturan untuk Derma

Apabila penderma memberikan hadiah kepada organisasi bukan untung, mereka harus menentukan sama ada mereka mempunyai sekatan untuk meletakkan dana tersebut. Ini biasanya dilakukan dalam bentuk surat hadiah. Walau bagaimanapun, jika penderma tidak menentukan bagaimana wang itu mesti digunakan, organisasi itu bebas mengagihkan sumbangan tersebut di antara mana-mana dana yang difikirkannya sesuai.

Akaun Bank dan Perakaunan Dana

Perakaunan dana, walaupun sistem khusus untuk mengawasi perbelanjaan dalaman, tidak memerlukan peraturan perbankan khusus. Organisasi tidak perlu menyimpan akaun bank yang berasingan untuk setiap dana dalam organisasi bukan untung; akaun individu memerlukan lebih banyak kerja dan kos. Untuk memastikannya mudah, semua wang tunai organisasi dapat disimpan dalam satu akaun bank. Hanya penjejakan wang yang perlu dibahagikan kepada beberapa bahagian.

Satu-satunya pengecualian untuk ini adalah dana yang merupakan sebahagian daripada dana endowmen yang dibatasi secara kekal. Dalam keadaan ini, hadiah wang dilaburkan dalam kenderaan berfaedah yang berasingan. Bunga yang terkumpul diizinkan untuk digunakan untuk keperluan organisasi nirlaba seperti yang ditentukan, tetapi prinsipnya harus tetap dilaburkan.

Memberi Pematuhan dan Pelaporan

Pelaporan tepat waktu dan tepat mengenai bagaimana dana digunakan adalah mustahak bagi organisasi bukan untung yang menerima wang geran dari yayasan atau organisasi lain. Hampir semua geran menghendaki para penerima membuat laporan terperinci mengenai bagaimana wang yang diberikan itu dibelanjakan. Mereka juga mesti memberikan perincian mengenai bagaimana hadiah itu mempengaruhi program dan matlamat organisasi. Untuk itu, semua perbelanjaan mesti dicatat dalam dana yang sesuai. Kegagalan merekodkan wang geran dengan tepat dan kemudian melaporkan dengan tepat bagaimana ia dibelanjakan tidak hanya membahayakan sumbangan geran di masa depan, tetapi juga status bebas cukai bukan untung.

Perisian Khusus untuk Perakaunan Dana

Walaupun tidak semestinya sangat mustahak untuk menggunakan perisian perakaunan yang direka khusus untuk organisasi nirlaba, perisian dengan ciri unik yang dirancang untuk memenuhi keperluan organisasi bukan untung mungkin berguna. Terminologi dalam program sering sesuai dengan bahasa nirlaba, dan banyak pakej menawarkan ciri-ciri yang membantu untuk mengesan sumbangan, membuat anggaran dengan dana dan mengeluarkan surat penderma. Walau bagaimanapun, lakukan kajian anda sebelum membuat pembelian untuk memastikan bahawa anda akan mendapat ciri yang anda perlukan tanpa membayar tambahan yang tidak akan benar-benar menguntungkan anda.